Come ottimizzare i tempi burocratici?

Guida pratica alle soluzioni utili per i Medici di Medicina Generale

Secondo un recente studio condotto dal Centro Studi e Ricerche Assinform sulla Digitalizzazione del Sistema Sanitario Italiano, il 58% del tempo lavorativo dei Medici di Medicina Generale è dedicato alla gestione della burocrazia e della documentazione relativa ai pazienti. In risposta a questa sfida significativa nasce una guida pratica pensata per offrire una panoramica delle soluzioni più utili ad ottimizzare il tempo dedicato agli oneri organizzativi e burocratici presenti attualmente sul mercato. Attraverso un'analisi dettagliata di tre approcci diversi alla gestione delle attività non cliniche, dall’uso ottimizzato di strumenti standard allo sviluppo di sistemi personalizzati, esploriamo le caratteristiche, i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione. Il tutto arricchito da alcuni consigli utili a sostenerti nella scelta della soluzione più adatta alle tue esigenze.

Standard

Soluzione standard

automatizzata

Soluzione automatizzata

personalizzata

Soluzione personalizzata

confronto

Soluzioni a confronto

 

Soluzione standard
 

Se stai cercando una soluzione pratica ed economica, la combinazione di questi 3 strumenti potrebbe aiutarti ad ottimizzare i tempi delle attività non cliniche, pur mantenendo un livello di personalizzazione e integrazione delle funzionalità più limitato:

 


1. SISTEMA DI MESSAGGISTICA ISTANTANEA

I sistemi di messaggistica istantanea sono uno strumento di comunicazione indubbiamente utile e funzionale per fornire risposte tempestive e velocizzare lo scambio di documenti con colleghi e pazienti.

✓ PRO:
- Comunicazione funzionale
- Immediatezza delle risposte
- Scambio rapido di documenti

X CONTRO:
- Problemi di sicurezza nella gestione dei dati
- Aumento delle richieste fuori orario di lavoro
- Mancanza di regolamentazione (come indicato da FNOMCeO*)

- Considera di creare un account professionale separato da quello personale.
- Condividi con i tuoi pazienti raccomandazioni sul "buon uso" dello strumento.
- Valuta l’utilizzo di sistemi di messaggistica istantanea che dispongono di funzionalità business specificamente progettate per consentire una più efficiente
gestione e organizzazione delle comunicazioni (come, per esempio, rispondere con testi pre-impostati quando non sei disponibile).


2. POSTA ELETTRONICA

L'utilizzo della posta elettronica nella pratica medica è utile per efficientare la comunicazione con collaboratori e colleghi dello studio/ambulatorio, ma anche con i pazienti.

✓ PRO:
- Comunicazione efficiente
- Condivisione di informazioni amministrative
- Continuità assistenziale migliorata
 

X CONTRO:
- Necessità di garantire la sicurezza
- Attenzione al rispetto della privacy

- Usa la posta elettronica per comunicare solo con pazienti conosciuti che abbiano fornito il loro consenso all'utilizzo di questa modalità di comunicazione.
- Chiedi di usare altri sistemi per le comunicazioni urgenti.
- Stabilisci giorni e orari nei quali ti rendi disponibile a rispondere ai messaggi di posta elettronica.


3. CALENDARIO DIGITALE

Il calendario digitale è uno strumento principalmente utile per l'organizzazione del lavoro e degli impegni personali.

✓ PRO:
- Organizzazione efficiente del lavoro
- Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo collegato all'account
- Utilità per la gestione di impegni in più studi
- Possibilità di impostare promemoria

X CONTRO:
- Aumento delle distrazioni digitali (notifiche)
- Tempo necessario per familiarizzare con le funzionalità
- Perdita dei dati senza regolari sincronizzazioni e backup
 

- Valuta di condividere l'agenda con i tuoi collaboratori per una gestione efficiente delle visite su appuntamento e non programmate.
- Per ogni appuntamento annota il riferimento del paziente e il motivo della visita.
- Invia un promemoria ai tuoi pazienti in modo da ridurre al minimo le assenze impreviste.

 

Soluzione AUTOMATIZZATA
 

Se desideri ridurre le inefficienze organizzative e burocratiche con una soluzione completa e integrata, allora l’opzione più funzionale per te, anche se meno esclusiva e personalizzata, potrebbe essere:

 


PIATTAFORMA DI MEDICINA DIGITALE

L’utilizzo di queste piattaforme, sempre più numerose e innovative, è sicuramente utile per ottimizzare la gestione delle attività non cliniche grazie all’offerta di funzionalità come:

Gestione efficiente delle prenotazioni e degli appuntamenti.
Strumenti di comunicazione avanzata con i pazienti.
• Possibilità di offrire servizi di telemedicina per visite a distanza.
Automazione dei processi di segreteria e gestione documentale.
Condivisione di documenti e referti con i pazienti.
• Integrazione con sistemi di pagamento online.
Monitoraggio e gestione delle prestazioni erogate.

 

✓ PRO:
- Ottimizzazione della gestione dei task di segreteria
- Miglioramento della comunicazione col paziente
- Automazione di attività ripetitive
- Ampia offerta di funzionalità integrate

X CONTRO:
- Richiesta di competenza tecnologica di base per medici e pazienti caregiver
- Possibili problemi di affidabilità delle piattaforme
- Eventuali carenze nel supporto clienti
 

- Valuta attentamente le funzionalità offerte dalla piattaforma, assicurandoti che soddisfino le esigenze specifiche del tuo studio medico.
- Considera solo piattaforme certificate in termini di sicurezza e rispetto delle normative per l’elaborazione dei dati in ambito sanitario.
- Verifica l'affidabilità del fornitore del servizio e la qualità del supporto clienti.
- Assicurati che la piattaforma sia di facile utilizzo per i pazienti e per il personale medico.

 

Soluzione PERSONALIZZATA

Se sei disposto ad investire in una soluzione che si adatti alle tue esigenze in termini di comunicazione e organizzazione della pratica clinica quotidiana, con il massimo livello di personalizzazione e il pieno controllo sulle prestazioni e sui contenuti erogati, potresti considerare lo sviluppo di:

 


UN WEBSITE PROPRIETARIO

Rivolgendoti a un fornitore specializzato puoi ottenere un sito integrato con gli strumenti e le funzionalità che realmente ti servono. Tra i servizi integrabili in un sito web puoi considerare:

Sistemi di prenotazione online: consentono ai pazienti di prenotare gli appuntamenti direttamente dal sito, semplificando il processo e riducendo il carico di lavoro della segreteria.
Moduli di contatto: offrono ai pazienti la possibilità di inviare domande, richieste di prescrizioni o comunicazioni urgenti direttamente al medico, migliorando la comunicazione.
Blog o sezione di risorse: forniscono articoli informativi su salute e benessere, consigli pratici e risposte alle domande frequenti, educando i pazienti e riducendo il numero di chiamate.
 

✓ PRO:
- Funzionalità migliorate
- Maggiore visibilità
- Comunicazione efficace
- Informazioni sempre aggiornate (es. orari ambulatorio, modalità di contatto)
- Organizzazione di contenuti utili per la consulenza
- Risposte alle domande frequenti dei pazienti

X CONTRO:
- Costi iniziali elevati
- Competenze tecniche necessarie
- Manutenzione continua
- Sicurezza dei dati
- Competizione online

- Affidati a un fornitore esperto nel settore sanitario per garantire un risultato efficiente e ottimizzato rispetto alle tue esigenze e a quelle del web.
- Integra un sistema di messaggistica istantanea con account business per comunicare in modo rapido e agevole con i pazienti. 
  In alternativa, puoi esternalizzare la gestione di prenotazioni per consulenze mediche, visite e analisi, affidandola ad un call center sanitario.
- Assicurati che il sito contenga informazioni rilevanti come orari, contatti e servizi offerti, rendendolo utile e funzionale per i tuoi assistiti.
- Proteggi i dati sensibili dei pazienti con misure di sicurezza adeguate, garantendo la privacy delle informazioni personali.
- Esplora la possibilità di collaborare con altri colleghi medici per investire in un sito web condiviso, ottimizzando così le risorse disponibili e garantendo una presenza online efficace per tutti.

 

Soluzioni a confronto

* Fonte: Raccomandazioni-FNOMCeO-uso-social-media-posta-elettronica-whatsapp.pdf

 

Codice aziendale 10240365000
Produzione: maggio 2024